In England obsolet, in Deutschland Pflicht: Zeugnisse bei der Bewerbung. „Wir haben hier noch die Zeugniskultur“, berichtet Headhunter Patrick Riske von Fricke Finance & Legal in Frankfurt. Zwar würden Finanzdienstleister bei einer Direktbewerbung nur noch in 20 Prozent der Fälle Zeugnisse verlangen, dennoch spielten die Dokumente irgendwann im Bewerbungsprozess immer eine Rolle. Wir haben die besten Tipps zusammengefasst, wie Bewerber mit Ihren Zeugnissen glänzen.
Die Unterlagen müssen vollständig sein
„Es hinterlässt einen schlechten Eindruck, wenn die Unterlagen nicht vollständig sind“, erläutert Headhunter Alexander Schweizer von Robert Walters in Düsseldorf, der früher in der Personalabteilung eines Unternehmens gearbeitet hat. „Wenn die Unterlagen nicht vollständig sind, dann wirft das Fragen auf.“
Während bei Anschreiben und Lebenslauf Kürze und Prägnanz Trumpf seien, dürfe es bei Zeugnissen durchaus etwas mehr sein. Das gelte namentlich für Bewerbungen über Recruitmentunternehmen. „Man kann dann auf die Kundenwünsche gezielter reagieren. Es ist gut, wenn man alle Unterlagen hat und diese für die fragliche Position filtern kann“, erläutert Schweizer. „Schicken Sie lieber zu viel als zu wenig. Es handelt sich um Ihre Visitenkarte und die sollte vollständig sein.“
Worauf bei Arbeitszeugnissen zu achten ist
„Die Arbeitszeugnisse sollten lückenlos enthalten sein, dazu gehören auch Praktikumszeugnisse“, meint Riske. Allerdings würde sich kaum jemand für die konkreten Formulierungen interessieren. „Ob die Aufgaben zur ‚vollen‘ oder ‚vollsten‘ Zufriedenheit erfüllt wurden, ist nicht so wichtig.“ Oftmals seien die Formulierungen ohnehin nichtssagend. Vielmehr gehe es darum, die Daten und Verantwortungsbereiche mit den Angaben im Lebenslauf abzugleichen.
„Das Wichtigste ist die Stringenz des Lebenslaufs“, betont Schweizer. Daher würden er und seine Kollegen sich besonders intensiv die letzten Absätze der Arbeitszeugnisse anschauen. „Die Wechselmotivation ist für unsere Kunden besonders wichtig“, erzählt Schweizer. „Da gibt es sehr oft Widersprüche.“
Falls ein Kandidat selbst pro-aktiv ein Unternehmen verlassen habe, dann sollte er dies auch vom Arbeitgeber in das Zeugnis aufnehmen lassen. „Da achten viele Leute einfach nicht genug darauf“, beobachtet Schweizer. Falls ein Mitarbeiter „gegangen wurde“, könne er den Arbeitgeber bitten, im Zeugnis von „einvernehmlicher Lösung“ oder etwas ähnlichem zu sprechen. Darauf würden sich die meisten Arbeitgeber einlassen. Eine solche Formulierung lasse sich leichter verkaufen.
Hochschul- und Ausbildungszeugnisse sind unentbehrlich
Pflicht seien sämtliche Hochschul- und Ausbildungszeugnisse. „Ich hatte tatsächlich schon den Fall, dass der Lebenslauf gestimmt hat und auch das Gespräch mit dem Arbeitgeber ganz gut verlief“, berichtet Riske. „Als dann nach den Hochschulzeugnissen gefragt wurde, kam die Rückmeldung: ‚Das entspricht nicht unseren akademischen Anforderungen‘.“ Das Abizeugnis sei bei den meisten berufserfahrenen Kandidaten entbehrlich. Besonders anspruchsvolle Arbeitgeber würden jedoch gelegentlich darauf bestehen.
Dagegen rät Schweizer das Abitur bis zu zehn Jahre nach dem Studienabschluss beizufügen. Anschließend sei es meist obsolet. Kandidaten sollten Noten aus Abitur und Studium nur in den Lebenslauf aufnehmen, wenn sie besser als 2,5 seien. Die Noten von Master- und Diplom-Arbeiten gehörten sogar nur in den Lebenslauf, sobald sie besser als 2,0 seien. „Man sollte sich so positiv wie möglich darstellen, ohne die Realität aus den Augen zu verlieren“, betont Schweizer. „Falls man schlechte Noten hat, dann muss man sie nicht auch noch aktiv kommunizieren.“
Welche sonstigen Zeugnisse dazugehören
Ebenfalls sollten relevante Fortbildungen wie beispielsweise ein Chartered Financial Analyst (CFA) beigefügt werden. „Dagegen sind irgendwelche Persönlichkeitsseminare entbehrlich“, meint Riske. Irrelevante Zeugnisse würden nur von den wichtigen Dokumenten ablenken.
Laut Schweizer sind externe Fortbildungen „valider“ als interne. Generell sollte ein Kandidat sämtliche für die Tätigkeit relevanten Fortbildungen anfügen. „Alle, mit denen ein Kandidat einen Mehrwert darstellen kann.“
Anordnung der Zeugnisse muss dem Lebenslauf entsprechen
Um dem Recruiter die Arbeit zu erleichtern, empfiehlt Riske die Zeugnisse analog dem Lebenslauf anzuordnen und dabei mit den aktuellsten Stationen zu beginnen: Zuerst die Arbeitszeugnisse, dann die Praktikumszeugnisse, weiter die Hochschul- bzw. Ausbildungszeugnisse und zum Schluss sonstige Zeugnisse wie etwa ein CFA oder andere einschlägige Fortbildungen. „Recruiter wollen meist nur die Zeugnisse schnell sichten und mit den Angaben im Lebenslauf vergleichen“, erläutert Riske.
Auch Schweizer rät zu einer antichronologischen Anordnung der Dokumente. An die erste Stelle gehöre der Lebenslauf, worauf sämtliche Zeugnisse folgen.
Bloß nicht einzeln hochladen
Bei der technischen Bewältigung sollte die Bequemlichkeit des Recruiters das Maß der Dinge sein. „Laden Sie bloß nicht jedes Dokument einzeln hoch“, warnt Riske. „Ich hatte sogar schon den Fall, dass ein Kandidat jedes Blatt eines Arbeitszeugnisses einzeln hochgeladen hat.“ Vielmehr sollten Bewerber ihre gesammelten Dokumente wahlweise in einer einzigen PDF-Datei oder in einem ZIP-Ordner einbinden. Die Dateigröße sollte möglichst gering ausfallen.
„Am liebsten haben wir die kompletten Unterlagen im PDF-Format“, bestätigt Schweizer. „Das wirkt einfach professioneller. Dann kann man den Lebenslauf ausdrucken und mit den Zeugnissen vergleichen.“ Eindringlich warnt der Headhunter vor dem Wordformat. „Im schlimmsten Fall kann dann jemand sogar den Lebenslauf manipulieren.“
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