Die hohe Kunst, eine E-Mail an einen Personalvermittler zu verfassen

Wer einen Recruiter mit einer Masse von Dokumenten überschüttet und hofft, dass dieser sich schon die passenden Infos heraussucht, sollte schon einmal Hartz IV beantragen. Denn auf eine Antwort kann er lange warten. Vielmehr werfen viele Personalberater nur einen kurzen Blick auf die E-Mail und anschließend möglicherweise auf den Lebenslauf, um eine Vorauswahl zu treffen. Der E-Mail an den Personalvermittler kommt also eine Schlüsselfunktion zu. Wir haben die wichtigsten Tipps für eine Initiativ-E-Mail an einen Recruiter zusammengestellt:

1. Achten Sie auf die Betreffzeile

Die Betreffzeile ist für den Erfolg einer E-Mail ausschlaggebend; diese müsse dem Empfänger quasi ins Gesicht springen, meint Personalberater Ben Batten von Volt. Von allgemeinen Betreffzeilen wie „Lebenslauf“ oder „Bewerbung“ rät Batten dringend ab. Dagegen empfiehlt der Experte die Berufserfahrung kurz und prägnant zusammenzufassen, z.B.: „8 Jahre Erfahrung im Risikomanagement der UBS.“

2. Verzichten Sie auf ein separates Anschreiben

Bei einer E-Mail an einen Recruiter handelt es sich nicht um eine formelle Bewerbung. Die meisten Recruiter wollen auch gar kein separates Anschreiben lesen, das als PDF der eigentlichen E-Mail angehängt ist. „Ich lese Anschreiben nur selten. Wenn Zeit Geld ist, dann müssen Ihre Unique Selling Points wirklich herausstechen, ohne dass jemand erst mehrere Dokumente öffnen muss“, warnt Batten.

3. Senden Sie keine Massen-E-Mails

„Der schlimmste ‚Abtörner‘ ist, wenn die Leute Ihren Lebenslauf an eine Million verschiedener Recruiter in einer einzigen Massen-E-Mail senden, wobei die anderen Adressen deutlich zu sehen sind – das kommt recht häufig vor“, ärgert sich Vince Natteri von Pinpoint Asia.

4. Kennen Sie Ihren Ansprechpartner

Recruiter werden mit E-Mails geradezu überflutet, die mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnen. Damit liegt der Verdacht nahe, dass es sich auch hierbei um eine Massen-E-Mail handelt. Folglich handelt es sich dabei um eine Expresszustellung an den Papierkorb. Im digitalen Zeitalter ist dieser immer nur einen Klick entfernt.

5. Fassen Sie sich kurz

Personalberater empfehlen, die E-Mail in drei Paragraphen zu unterteilen, wobei jeder kurz und prägnant ausfallen muss. „Auch wenn Sie sich nicht auf eine konkrete Stelle bewerben, sollten Sie sich knapp fassen und schnell auf den Punkt kommen, den Sie herüberbringen wollen. Dies erlaubt Recruitern eine schnelle Beurteilung, ob Sie für sie interessant sind oder nicht“, erläutert Personalberater James Carss von HFG.

6. Erläutern Sie, wie Sie auf den Recruiter gestoßen sind

Im ersten Paragrafen sollten Kandidaten erläutern, wie sie gerade auf diesen Recruiter gestoßen sind und sich an ihn wenden – ganz gleich, ob es sich um irgendeine Stellenanzeige oder eine Empfehlung handelt. „Falls Sie genügend Zeit investiert haben, dann sollten Sie auch wissen, ob ich der richtige Ansprechpartner für Ihr Berufsfeld bin. Denn dann fällt die Wahrscheinlichkeit deutlich höher aus, dass ich Sie für eine Position vorschlage“, sagt Personalberater Craig Brewer von der Five Ten Group.

7. Sagen Sie klar und deutlich, was für eine Stelle Sie anstreben

Immer mehr Personalvermittler konzentrieren sich auf eine bestimmte Nische im Finanzdienstleistungs-Arbeitsmarkt und verfügen auch nur über eine überschaubare Zahl an Kunden. Daher empfiehlt Carss, dem betreffenden Recruiter ganz genau zu erklären, was für eine Position Sie anstreben. Dies wird umso wichtiger, falls Sie in der Vergangenheit unterschiedliche Funktionen ausgeübt haben. „Kandidaten mit vagen oder sehr breiten Vorstellungen können wir nur sehr selten weiterhelfen“, warnt Carss.

8. Im zweiten Paragrafen sollte es um Ihre Kompetenzen gehen

Brewer rät im zweiten Absatz ein oder zwei Key Selling Points herauszuarbeiten. Kandidaten sollten nicht der Versuchung erliegen, eine komplette Zusammenfassung Ihrer Karriere abzuliefern, denn dies lenkt die Empfänger lediglich von den entscheidenden Punkten ab.

9. Erläutern Sie Ihre Motivation

Im dritten Absatz sollten Kandidaten kurz ihre Motivation erklären, wieso sie sich nach einem neuen Job umschauen. „Ich suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung“, genügt keinesfalls. Brewer rät zu einem detaillierteren Vorgehen: „Ich trage seit über zwei Jahren die Verantwortung für die jüngeren Mitglieder unseres Teams und ich suche nach einer Führungsposition im Bereich XYZ.“

10. Nutzen Sie Bullet Points – falls erforderlich

Falls einer der Paragrafen unübersichtlich zu werden droht, dann können Bullet Points weiterhelfen. „Bei Fachkompetenzen ist das häufig sehr nützlich“, sagt Carss.

11. Schwafeln Sie nicht über Ihre Persönlichkeit

Von Plattitüden über die eigene Persönlichkeit rät Carss dringend ab. Schreiben Sie also nicht: „Ich verfüge über erstklassige Kommunikationsfähigkeiten, bin eine inspirierende Führungskraft und trete souverän auf.“ Dazu Carss: „Derartige Phrasen werden von vielen Kandidaten oft verwendet. Sie sind kaum zu fassen und subjektiv.“

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